Altum AI
jobid=A.0.174
Vacature: Office Manager bij Altum AI (24-40u)
Over Altum AI
Altum AI is een innovatief bedrijf dat zich richt op de integratie van woningdata in élke toepassing. Sinds 2018 zijn we een groeiend team met een passie voor AI en het toevoegen van duurzame waarde voor onze klanten. Onze werkomgeving is dynamisch, flexibel en gericht op samenwerking. We werken voornamelijk op afstand en hechten veel waarde aan duidelijke communicatie en verantwoordelijkheid. Het is ook mogelijk om op locatie te werken op ons nieuwe kantoor in Zoetermeer vlak bij het treinstation Zoetermeer.
Functieomschrijving
Wij zijn op zoek naar een energieke en georganiseerde Office Manager om ons team te versterken. In deze veelzijdige rol ben je de spil van de organisatie en zorg je ervoor dat alles op rolletjes loopt. Je bent verantwoordelijk voor een breed scala aan taken, waaronder HR, financiële administratie, ondersteuning bij certificering en ondersteuning van sales. Afhankelijk van jouw beschikbaarheid is de rol in te vullen in 24 uur tot en met 40 uur per week.
Verantwoordelijkheden
HR-taken:
- Ondersteuning bij werving en selectie
- Beheer van personeelsdossiers
- Coördinatie van onboarding en offboarding
- Ondersteuning bij verlofregistratie en verzuimbeleid
- Eerste aanspreekpunt voor personeelsvragen
Financiële administratie:
- Verwerking van inkomende en uitgaande facturen
- Bijhouden van de boekhouding
- Voorbereiding van betalingen
- Ondersteuning bij de maandelijkse afsluiting
- Contact met de accountant
Certificering:
- Ondersteuning bij het implementeren en onderhouden van de ISO 27001 certificering
- Bijhouden van documentatie en procedures
- Assisteren bij interne audits
- Bewaken van de naleving van beveiligingsrichtlijnen
Ondersteuning sales:
- Opstellen en uitwerken van offertes
- Beheer en opvolging van contracten
- Agendabeheer en planning van afspraken voor het Sales Team
- Voorbereiden van presentaties en verkoopmateriaal
- Ondersteuning bij klantcommunicatie en -administratie
Algemene kantoortaken:
- Beheer van kantoorbenodigdheden
- Organiseren van bijeenkomsten en evenementen (inclusief team events bij HR)
- Ondersteuning van het team bij diverse administratieve taken
- Eerste aanspreekpunt voor algemene vragen
Profiel
- Minimaal een afgeronde MBO opleiding in administratie, HR of financiën
- Aantoonbare ervaring in een soortgelijke rol
- Kennis van HR-processen en financiële administratie
- Affiniteit met IT en informatiebeveiliging is een pre
- Nauwkeurig, georganiseerd en proactief
- Goede communicatieve vaardigheden
- Zelfstandig en verantwoordelijk
- Goede beheersing van de Nederlandse en Engelse taal
- Bekendheid met ISO 27001 is een pluspunt
- Ervaring met of interesse in het automatiseren van werkprocessen met behulp van AI-tools zoals ChatGPT en N8N is een grote pré.
Wat bieden wij?
- Een uitdagende en afwisselende baan in een groeiend bedrijf
- Een flexibele werkomgeving met veel vrijheid en verantwoordelijkheid
- Mogelijkheden voor persoonlijke ontwikkeling en groei
- Een marktconform salaris
- Een prettige werksfeer in een enthousiast team
