Allround Programma-Assistent – Impuls Open Leermateriaal – Matchd – Zoetermeer

Matchd

Goed onderwijs legt de basis voor leven, leren en werken en daagt leerlingen en studenten uit om het beste uit zichzelf te halen. Dat vraagt om onderwijs dat inspeelt op sociale, economische en technologische ontwikkelingen. Kennisnet ondersteunt scholen bij een professionele inzet van ict. Kennisnet zorgt ervoor dat technologie wordt benut om de kwaliteit en toegankelijkheid van het onderwijs te verbeteren en veiligheids- en ict-risico’s te beheersen. Vanuit drie elkaar aanvullende rollen draagt Kennisnet bij aan goed en veilig gebruik van ict in het onderwijs:

expert en gids voor scholen en besturen die keuzes moeten maken over de inzet van ict; 

ontwikkelaar en dienstverlener van publieke ict-voorzieningen; 

keten- en sectorarchitect van de (sectorale en bovensectorale) ict-infrastructuur in het onderwijs.

Kennisnet is penvoerder van het programma Digitaal Veilig Funderend Onderwijs en Impuls Open Leermateriaal. In deze meerjarige programma’s wordt met diverse projectpartners samengewerkt in het publieke onderwijs domein.



Functiebeschrijving

Voor deze exclusieve aanvraag bij Kennisnet zoeken wij een Allround Programma-Assistent voor het programma Impuls Open Leermateriaal. 

Als allround programma-assistent bij Impuls Open Leermateriaal (0,8 fte) speel je een cruciale rol in het ondersteunen van verschillende operationele aspecten van het programma. Je dagen zijn gevuld met: het inplannen van (online) afspraken, overige taken m.b.t. agenda-management, administratieve werkzaamheden zoals aanmaken van inkooporders en het bijhouden van deelnemerslijsten voor bijeenkomsten van het programma, Je bent in staat zelfstandig je eigen werk te organiseren en te prioriteren, je bent kwaliteitsgericht en weet je collega’s positief te verrassen door anderen net een stapje voor te zijn en ze te ontzorgen. Dit laatste is erg belangrijk; je moet er glimmende ogen van krijgen om anderen door jouw werkzaamheden te ontzorgen en je zet daarvoor graag proactief de extra stap: ‘Zal ik het even voor je doen?’. Je schrikt niet van hectiek, je floreert in je rol als betrouwbare steun en toeverlaat en je hebt gevoel voor omgaan met stakeholders in je communicatie.

Taken en verantwoordelijkheden in grote lijnen:

Administratieve Ondersteuning:

  • Beheren van de programma-administratie, inclusief het bijhouden en ordenen van documenten;
  • Voorbereiden en notuleren van vergaderingen en (laten) opvolgen van actiepunten;
  • Het ondersteunen bij de organisatie van interne en externe evenementen, inclusief bij het zoeken naar geschikte locaties, aanmaken van inkooporders, versturen van uitnodigingen, opstellen en bijhouden van deelnemerslijsten, naambadges voorbereiden en aanwezigheid en ondersteuning tijdens de uitvoering van het event.

Communicatie en correspondentie:

  • Het plannen, (grammaticaal) controleren en verzenden van interne en externe communicatie zoals e-mails, nieuwsbrieven en presentaties;
  • Verbinden van stakeholders aan de juiste collega’s en desgewenst voorzien van gevraagde informatie.

Samenwerking:

  • Ondersteunen van collega’s bij de organisatie en uitvoering van geplande en spontane operationele programma-activiteiten;
  • Faciliteren van informele bijeenkomsten op kantoor zoals de maandelijkse borrel.

Rapportages: 

  • Verzamelen van gegevens voor voortgangsrapportages en evaluaties en informatie hierover ophalen bij sleutelpersonen binnen het programma.
  • Fine-tuning en controleren van rapportages en presentaties. 

Informatiebeheer:

  • Bijhouden van relevante documentatie en archieven. Het beheren van de Teams-omgevingen, inclusief het bijhouden van de documenten en de regie voeren op de mappenstructuur;
  • Zorgen voor een gestructureerde en toegankelijke opslag van informatie in de Teams-omgevingen;
  • Verantwoordelijk voor de map met inwerkdocumenten en zorgen voor beschrijven en uitvoeren van processen rondom onboarding.

Ondersteuning van Teamleden:

  • Verantwoordelijk voor het administratieve wervings- en onboardingstraject van nieuwe collega’s. 
  • Assisteren van collega’s bij ad hoc taken en project gerelateerde activiteiten.
  • Bijdragen aan een positieve en samenwerkingsgerichte werkomgeving.
  • Collega’s ondersteunen bij vragen en hen voorzien van de juiste informatie of adequaat doorverwijzen.

6 maanden – 32 uur – 0,89 fte.



Functie-eisen

  • Een goede beheersing van de Nederlandse taal is een vereiste;
  • Minimaal een mbo-opleiding passend bij deze rol en meerjarige ervaring als ondersteuner in een complexe organisatie met veel hoogopgeleide kenniswerkers;
  • Uitstekende organisatorische vaardigheden en een positieve en proactieve werkhouding;
  • Excellente communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk. Je bent het visitekaartje van Impuls Open Leermateriaal;
  • Bekwaamheid in het gebruik van Microsoft Office; met name ervaring in Teams- en Sharepoint-omgevingen;
  • Het geeft je energie om collega’s optimaal te ontzorgen;
  • Accuratesse en oog voor kwaliteit en detail;
  • Flexibiliteit en het vermogen om te floreren in een zeer dynamische omgeving;
  • Een hart voor onderwijs is noodzakelijk en kennis van het onderwijsveld is een pré.

Herken jij jezelf in dit profiel? Solliciteer dan direct! We streven ernaar om binnen één werkdag contact met je op te nemen.

Lees hier meer

Deel deze vacature: